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Funciones en Excel

Plantillas en Excel

Excel

Actividad #5

FÓRMULAS

Actividad #3

ELEMENTOS DE EXCEL

BLOQUE II

UTILIZAS SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO

Actividad #21

COMENTARIOS

Son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con varias personas. 

Nota: Los comentarios se adjuntan al documento, mas no se imprimen, al menos que al momento de mandar a imprimir nosotros lo seleccionemos.

Insertar un comentario:

• Seleccionar el texto o imagen en el cual queremos crear un comentario
• Acceder a la pestaña "Revisar"
• Hacer clic en el botón "Nuevo comentario"

Modificar el autor de los comentarios

• Ir a la pestaña Revisar
• Desplegar el menú "control de cambios"
• Seleccionar "Cambiar nombre de usuario"

• Comentario Anterior: nos lleva al comentario que este ates del punto donde nos encontramos
• Comentarios siguiente: nos leva al siguiente comentario del punto donde nos encontramos
• Eliminar: elimina el comentario seleccionado

Buscar un comentario

1. Accedemos al dialogo, mediante la pestaña "inicio"
2. Seleccionamos el menu "Buscar"
3. Seleccionar ir a:

Tambien podemos presionar "CTRL + l"  o bien  "F5"

Modificar la apariencia de los comentarios

• Acceder a la pestaña "Revisar"
• Dar clic en "Control de cambios"
• Seleccionamos "Cambiar opciones.."

Mostrar/Ocultar comentarios

• Ir a la Pestaña Revisar y seleccionar Mostrar Marcas.
• Marcamos o desmarcamos la opción que inserta comentarios.

Imprimir comentarios

• Pestaña Revisar
• Control de cambios
• Opciones de seguimiento

Opción Orientación de papel: 

1. Automático: Word orienta lo mejor posible los comentarios en papel.
2. Conservar: Se imprime segun lo veamos
3. Formato Horizontal: Fuerza a imprimir el documento horizontalmente.

En el dialogo de imprimir, debemos tener la observación de que la opción de imprimir tenga selecciona la opción Documento con Marcas.

Actividad #18

Tablas de Contenidos, 

Tablas de Ilustraciones, Indices

Los indices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que esta buscando.

• Tabla de contenido: Indice

• Indice: Alfabetico

Estos dos son muy utiles cuando estamos trabajando con documentos extendos. Al crear los indices debemos intententar reflejar la estructura del documento y colocar todosn los terminos importantes del documento, para que se puedan encontrar facilmente


Conceptos básicos


Indice: es una lista de palabras y el numero de pagina donde se encuentra dicha palabra, este se encuentra ordenado alfabéticamente

      

    Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento.

Insertar marcas de índice

           Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice. Podemos marcar las entradas del índice de dos formas: Automática y Manual

De forma AUTOMÁTICA

De forma MANUAL

Insertar indice

• Debemos colocarnos en la hoja en la que queremos insertar el indice
• Ir a la pestaña "Referencias"
• Hacer clic en "Insertar Indice"

• 
  
  
  
  En formato nos permite seleccionar al estilo que tendrá el indice

Tablas de contenido

           Habíamos dicho al principio, que una tabla de contenidos está formada por los títulos de los apartados que aparecen en el documento. Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos: 

           1.Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos.

           2.Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC)

Metodos para preparar una tabla de contenido

• Mediante los estilos de titulos predefinidos por Word
• Crear el documento en vista esquema
• Crear estilos de titulos personalizados

Insertar tablas de contenido

1. Colocarnos en donde queremos agregar la tabla de contenido
2. Ir a Referencias
3. Ir al menú tabla de contenido

Actualizar la TDC 

 Una de las mayores ventajas de crear una TDC, es que podemos actualizar automàticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento, añadiendo o eliminando tìtulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de mouse de una manera fàcil o còmoda.

• Desde la pestaña referencias
• TDC actualizar campos

Notas al pie y notas al final

• Seleccionar la palabra o frase a la que le  añadiremos una nota
• ir a la pestaña Referencias

Si queremos configurar las notas debemos abrir el cuadro de dialogo NOTAS AL PIE y NOTAS AL FINAL haciendo clic en la flecha al pie del grupo de notas al pie.

Actividad #15 Plantillas

Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc. Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura, por ejemplo, para mandar faxes.

Una plantilla es un documento de Word 2007 con la característica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dotx). La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.

Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir cartas, faxes, informes, etc. las cuales aprenderán a utilizarlas y posteriormente, verán como poder modificarlas para adaptarlas a sus necesidades, también como crear plantillas nuevas a partir de un documento, asi mismo, se pueden crear plantillas.

Utilización de las Plantillas Word

Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el botón office.
Si se hace de la primera forma se abrirá el panel Nuevo Documento que se puede ver en la siguiente imagen.

El panel NUEVO DOCUMENTO permite realizar algunas de las cosas mas habituales cuando esta creando un nuevo documento, también permite crear un documento nuevo a partir de otro ya existente, a su misma vez podemos crear un documento nuevo a partir de una plantilla.


Opciones de plantillas:

• Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opcion accedemos al sitio Web de Microsoft donde hay varias plantillas que se puede utilizar
• Plantillas instaladas, es la opciones que nos permite abrir las plantillas disponibles en el la plantilla destacado permite elegir entre las plantillas mas usadas en la computadora

Mis plantillas, es donde aparecerán las plantillas que hayan creado.

El cuadro de dialogo muestra las plantillas disponibles sobre el tema carta elegante, a este se le tendra que sustituir los nombres genericos de la plantillas, por ejemplo: 

• Direccion por lo que se desee
•  Escribir los datos adecuados en los lugares donde lo solicite.

Modificar Plantillas

Para modificar una plantilla, primero hay que abrirla, para ello desde el botón office elegir nuevo,y seleccionar plantillas instaladas, de la misma forma que hemos visto en el punto anterior. Se abrirá un cuadro de dialogo:

Seleccionar la categoría donde se encuentra la plantilla a modificarla. Una vez modificada , se guardara como plantillas, no como documento word. Haremos clic en crear y se abrira la plantilla, sobre esa plantilla podemos realizar todas las modificaciones en el diseño que queramos. Al final, obtendremos nuestro propio diseño, como muestra esta imagen, para concluir guardaremos la plantilla modificada, hacemos clic en guardar y nos aparecera un cuadro de dialogo como el siguiente:

Crear plantillas a partir de documentos Word 2007

Estos dos se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de documentos. Por tanto, a partir de un documento Word 2007 podemos crear una plantilla simplemente cambiándole el tipo de documento en blanco para diseñar nuestra plantilla.

Diseñar el documento Word 2007

Podemos incluir campos del estilo "Haga clic aqui.." , también podemos partir de un nuevo documento para diseñar una plantilla.

Guardar como Plantilla

Hacer clic en guardar y en el campo tipo de documento seleccionar plantilla de documento. Podemos usar nuestra plantilla desde una carpeta general.

Elementos que se guardan en una plantilla

Se guarda un documento base con todas sus características de formato. En una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2007,

Temas

Un tema es el resultado de unificar todos los elementos utilizados en el documento con respecto al diseño y combinaciones de colores. Se pueden personalizar: vínculos, colores o gráficos  estilos de cuerpo, estilos de titulo, listas, colores de hipervinculos, etc..

Para utilizar un tema en nuestro documento, debemos acceder a la pestaña de diseño de pagina y hacer clic sobre el boton temas:

Si necesitamos o requerimos de otro tema diferente a lo que nos muestra la pantalla de predeterminados, para eso podemos hacer clic en "Mas temas" en Office Online

Actividad #12

Combinar Correspondencia

Nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como lo son la generación de etiquetas, la impresión de sobres para invitaciones, etc.

Conceptos previos

Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos.  Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal.

Crear el documento principal

• Abrir Word, tener en la ventana activa un documento en blanco o que ya contenga el texto fijo. 
•  Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia.
• Allí haz clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se abrirá la sección combinar correspondencia con el primer paso del asistente, el cual nos va preguntado y nosotros le contestamos, haciendo clic en la opción deseada.

Seleccionamos cartas y definimos el documento inicial

En el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios).

•  Utilizar una lista existente. Aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. 

•  Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contacto. 

• Escribir una lista nueva. Aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista (ésta es la que utilizaremos en este ejemplo). 

Al hacer clic en la opción Crear... aquí podremos comenzar a llenar nuestros registros. También podemos configurar las columnas e incluso, cambiarles de nombre.

 Despues guardamos:

Damos clic en aceptar y guardar.

Hacer clic en aceptar para continuar con el paso 4 del asistente

 En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribieran con los valores concretos del origen de datos

      Pestaña de Correspondencia

Insertar Campos de combinación

Hacer clic en el icono "Insertar campo combinado". Podemos asi insertar todos los campos que deseemos

Desplazar por los Registros

• Permite ver los datos del primer registro del origen
• Permite visualizar el registro anterior
• Este cuadro permite saber que registro se esta visualizando asi como, permite ir directamente a un registro determinado, escribiendo el # del registro.

Buscar un Registro

Se utiliza el botón: "Buscar destinatario", permite ir a un registro concreto. Aparece el cuadro de dialogo que se ve a continuación.

En buscar: escribimos el dato que queremos encontrar

En buscar en: elegimos el campo del origen de datos donde tiene que buscar el valor.

Si elegimos Todos los campos, buscará el dato en toda la lista. 

Destinatarios de combinar correspondencia

Desde Word podemos modificar los datos almacenados, Podemos ordenarlos,y podemos introducir condiciones de filtro para que solo se combinen ciertos registros del origen de datos.
Haz clic en el icono " Editar lista de destinatarios" y se abrirá el cuadro de dialogo destinatarios de combinar correspondencia

 Cada fila corresponde a un destinatario
al modificar el calor de algun dato almacenado hacemos clic en Edicion.

Filtrar destinatarios

Al estar situados en el cuadro de dialogo destinatarios, hacemos clic en la flecha que esta en el encabezado del campo ciudad y se despliega la sig. lista:

Todos: Se seleccionan todos los valores de la población
Espacios: Se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población
Sin espacios: se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el capo población.

Avanzado: abre el cuadro de dialogo para filtrar y ordenar que veremos a continuación

En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición

En comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar

Ordenar destinatarios

Hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenaran por ese campo.

Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar, seleccionamos la lista que aparece la opción: avanzado 

Combinar al imprimir

Permite enviar a la impresora el resultado de la combinación

Haz clic en el aparece el cuadro de dialogo que se observa a la derecha

Combinar en correo electrónico

Esta opción permite enviar cada carta del resultado de la combinación en un correo electrónico. Al hacer clic en él aparece un cuadro de diálogo. Debemos completar los parámetros del mensaje a enviar. 

En Para: Se selecciona de la lista despegable el campo que contiene la dirección de email del destinatario.  

En Asunto: Se escribe el texto que figurará en el asunto del mensaje. 

En Formato de correo: Se selecciona de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos. 

Para poder disfrutar de esta utilidad se debe tener instalado un programa de correo electrónico compatible con MAPI, por ejemplo, Microsoft Outlook 2007.